I. CÁC KHÁI NIỆM

Thanh kiểm tra tàu (Ship vetting) là thuật ngữ chung về việc “Đánh giá toàn diện tình trạng kỹ thuật, công tác quản lý an toàn mọi mặt” được thực hiện theo yêu cầu của Tập Đoàn Dầu Khí Việt Nam (PVN) đối với tất cả các tàu có ý định tham gia dịch vụ vận tải hàng tại cảng PVN nhằm xác định tàu có tuân thủ các các công ước quốc tế cũng như các hướng dẫn an toàn của hiệp hội OCIMF và Kho cảng hay không. Từ đó làm cơ sở cho việc đánh giá chấp nhận hoặc từ chối tàu.

BSR (Nhà Máy Lọc Dầu Bình Sơn) và cảng Dung Quất là một trong số các cơ sở vật chất thuộc sở hữu và quản lý của PVN.

PVMR (PVEIC) (Tổng Công Ty Bảo Dưỡng – Sửa Chữa Công Trình Dầu Khí -CTCP) là đơn vị được chỉ định để thực hiện công tác thanh kiểm tra toàn diện các tàu theo yêu cầu của PVN.

Khiếm Khuyết (Oservation): là các lỗi được ghi nhận hoặc ghi chú bởi thanh tra viên (inspector) khi tham chiếu với bộ câu hỏi VIQ, do BSR phê duyệt và ấn hành.

Diễn giải của Người khai thác (Operator’s Comments ): Là diễn giải của Người Quản Lý Kỹ Thuật/ Chủ tàu đối với các khiếm khuyết đã được ghi nhận trong quá trình vetting Tàu dựa trên cơ bản các ý kiến diễn giải từ Thuyền trưởng phản hồi các báo cáo từ Thanh tra viên. Điều quan trọng trong diễn giải là phải công bố các hành động để khắc phục và biện pháp phòng ngừa tránh lặp lại các khiếm khiết này. Người khai thác/ Chủ tàu nên phải tuân thủ các công bố đã diễn giải (Một công bố diễn giải được đưa ra mà không đáp ứng đầy đủ/ không đúng sự thật sẽ bị ảnh hưởng về sự tin cậy giữa hai Bên (Chủ tàu và Chủ dầu) và có thể dẫn đến tàu bị treo hoạt động khai thác tại các cảng của Chủ Dầu.

Từ chối về mặt kỹ thuật (technical hold): thuật ngữ được dùng nếu tàu bị khiếm khuyết không phù hợp cho hoạt động khai thác tại các cảng của Chủ Dầu.

VPQ – Câu hỏi Đặc Điểm Kỹ Thuật Tàu dành cho Người khai thác cung cấp các chi tiết, thiết bị tàu và tình trạng các giấy chứng nhận. VPQ phải được cập nhận thường xuyên trực tuyến thông qua website: www.vetting.vn hoặc gửi tới email: hoangl@pvmr.vn.

VIQ – Bộ Câu Hỏi Kiểm Tra Tàu do BSR phê duyệt ban hành dựa trên các tiêu chuẩn an toàn của OCIMF nhưng có sửa đổi để phù hợp với tình hình thực tế của đội tàu Việt Nam và được thanh tra viên sử dụng trong quá trình kiểm tra tàu. Đây là các thông tin hữu ích cho Thuyền Trường để chuẩn bị tàu vì tất cả các câu hỏi trong quá trình thanh kiểm tra sẽ được tìm thấy ở đây. Thông tin về bộ câu hỏi VIQ sẽ tìm thấy trên website: www.vetting.vn hoặc gửi thư yêu cầu thông qua địa chỉ email: hoangl@pvmr.vn.

II. TRÁCH NHIỆM

Thuyền trưởng có trách nhiệm bảo đảm rằng tàu được chuẩn bị cho việc vetting mọi lúc và đặc biệt khi tàu nhận được kế hoạch vetting đã sắp xếp với PVMR. Trước khi vetting Thuyền trưởng nên xem xét các khiếm khuyết trước đó để bảo đảm rằng tất cả đã được khắc phục kịp thời và có đủ hồ sơ báo cáo trên tàu. Ngoài ra, Thuyền trưởng cũng phải cập nhật VPQ kịp thời khi thay đổi giấy chứng nhận theo luật định hoặc tình trạng đặng kiểm v.v….

Người quản lý công việc vetting của một công ty nên phối hợp với Chuyên viên kỷ thuật để sắp xếp lịch vetting khi Bộ phận khai thác yêu cầu. Không nên yêu cầu vetting nếu không có sự đồng ý của chuyên viên kỹ thuật.

Chuyên viên kỹ thuật là người chịu trách nhiệm sắp xếp sửa chữa và theo dõi các khiếm khuyết khi đã được thanh kiểm tra cho đến khi hoàn thành và tuân thủ đúng như tuyên bố trong phần diễn giải của Người Khai Thác, Chủ tàu hoặc Người thuê tàu.

Chủ Tàu, Người khai Thác hoặc Người Thuê Tàu nên đưa ra lịch vetting sao cho phù hợp nếu bản báo cáo của lần thanh kiểm tra gần hết hiệu lực (Tham khảo chính sách vetting của Dung Quất dành cho mỗi loại tàu).

BSR/ PVMR sử dụng các bản báo cáo OCIMF/SIRE có sẳn để xem xét đánh giá trước khi tiến hành vetting, do đó Người khai thác, Chủ tàu hoặc Người Thuê Tàu phải đệ trình cho BSR/PVMR khi có yêu cầu.

III. TÓM TẮC QUI TRÌNH THỰC HIỆN THANH KIỂM TRA TÀU

Người khai thác, Chủ tàu, hoặc Người thuê tàu thực hiện quy trình vetting theo yêu cầu của BSR/PVMR như sau:

1. Gửi email yêu cầu vetting qua địa chỉ email:
2. PVMR xác nhận và gửi mẫu yêu cầu khai báo thông tin.
3. Người Khai Thác, Chủ tàu hoặc Người Thuê Tàu xác nhận khi vetting sẽ không có vụ giám định, kiểm tra hoặc đánh giá nào khác được tiến hành đồng thời.
4. PVMR chỉ xúc tiến việc thanh kiểm tra khi Người khai thác/Chủ tàu cung cấp đủ các thông tin sau:
   – Tên tàu
   – Tình trạng khai thác (Xếp hàng hay dỡ hàng)
   – Số IMO
   – ETA (thời gian dự kiến đến cảng)
   – Người chịu trách nhiệm liên hệ và số điện thoại liên lạc
   – Xác nhận ngày thanh toán phí cho PVMR
5. Trước khi vetting Thuyền trưởng phải cập nhật VPQ và có sẳn trên tàu.
6. Trong quá trình vetting không nên để Thanh tra viên tự ý đi một mình hoặc tự ý liện hệ với thuyền viên. Điều này chủ yếu là tránh sự hiểu nhầm hoặc các thiếu sót mà Thuyền trưởng không biết.
7. Thuyền trưởng nên thảo luận với Thanh tra viên về các khiếm khuyết đã ghi nhận và có thể diễn giải ý kiến của mình khi hoàn thành vetting.
8. Thuyền trưởng phải thực hiện việc diễn giải ý kiến cho mỗi khiếm khuyết trong thời gian thuận tiện nhất và đệ trình cho Công ty xem xét.
9. Chủ tàu/ Người khai thác hoặc Người thuê tàu phải chuẩn bị việc diễn giải ý kiến khi nhận được yêu cầu từ PVMR. Trước khi đệ trình các ý kiến diễn giải nên xem xét ý kiến của Thuyền trưởng và Chuyên viên kỹ thuật. Báo cáo diễn giải có thể upload trực tiếp trên website: www.vetting.vn (đang trong quá trình xây dựng) hoặc gửi email theo địa chỉ hoangl@pvmr.vn
10. Ban đánh giá BSR sẽ xem xét đánh giá kết quả vetting tàu và đưa ra kết luật ”Chấp thuận” hay “Không thể chấp thuận” ngay sau đó. Hiệu lực của Thông báo chấp nhận sẽ theo qui định trong
11. Chính sách vetting. Tuy nhiên, nếu sau đó tàu để xảy ra những vụ việc liên quan đến an toàn kỹ thuật thì BSR sẽ xem xét lại.
12. Kết quả vetting sẽ được lưu trữ trên hệ thống Server của BSR/ PVMR và một bản copy về ý kiến diễn giải phải được lưu hồ sơ trên tàu.

IV. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO VETTING

Ngoài các mục được nêu trên, để chuẩn bị cho công tác vetting, Ban Chỉ Huy Tàu nên tổ chức một cuộc họp với tất cả thuyền viên trên tàu thông báo cho tất cả các thuyền viên kết quả vetting lần trước và cái gì cần chuẩn bị cho đợt vetting lần này.

Trước khi tiến hành vetting, một cách làm tốt là xem xét tất cả các bản báo cáo kiểm tra gần đây từ các Chủ Dầu cũng như kết quả tiền kiểm tra của Công Ty phải đảm bảo rằng tất cà các khiếm khuyết đã được khắc phục kịp thời. Để chuẩn bị cho việc vetting, một cách làm hay nữa là ghi nhận các báo cáo khiếm khuyết của các Chính Quyền hành Chánh cảng (PSC) và xác nhận rằng các lỗi này đã được khắc phục kịp thời. Ngoài ra cũng xem xét các Báo Cáo Tình Trạng Tàu hiện hành cùa Đăng kiểm. Trong Bản báo cáo có ghi chú gì không? Công ty đã có kế hoạch khắc phục như thế nào?

Một điều quan trọng nửa là phải tuân thủ việc kiểm soát an ninh khi Thanh tra viên khi bước lên tàu, trong quá trình kiểm tra và không nên che dấu khiếm khuyết. Điều tốt hơn việc che dấu khiếm khuyết là có kế hoạch khắc phục khiếm khuyết đó và đưa ra cho thanh tra viên hơn là để cho ông ta phát hiện ra nó. Trong hầu hết các trường hợp, nếu các khiếm khuyết được khắc phục kịp thời sẽ không được ghi nhận trong Biên bản.

V. BÁO CÁO

Ngay sau khi hoàn thành vetting, Thuyền trưởng phải thông báo cho Công ty kết quả của việc vetting kịp thời và cung cấp ý kiến diễn giải đối với các khiếm khuyết đã nêu ra. Tất cả khiếm khuyết phải được diễn giải một cách rõ ràng các biện pháp khắc phục như thế nào? khi nào hoàn thành? và hành động để tránh tái diễn trong tương lai là gì?

Khi ý kiến diễn giải của Người khai thác đã được chuẩn bị và được sự đồng ý của Thuyền trưởng và Chuyên viên kỹ thuật. Biên bản này phải được đệ trình cho BSR/PVMR trên website: www.vetting.vn hoặc gửi email tới địa chỉ:hoangl@pvmr.vn